KSEF dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktury te nadawane są indywidualnym numerem identyfikacyjnym i trafiają bezpośrednio do centralnej bazy prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.

KOGO DOTYCZY?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców, również tych prowadzących małe jednoosobowe działalności. Jedynie najmniejsi podatnicy, osiągający miesięczną sprzedaż nieprzekraczającą 10 tys. zł, będą mogli odłożyć wystawianie faktur w KSeF do końca 2026 r.

JAK KORZYSTAĆ?

Programy finansowo-księgowe (jeśli są zintegrowane z KSEF)

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, dostępne na stronie ksef.podatki.gov.pl:

Aplikacja Podatnika KSEF (online) korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, certyfikatami, podgląd faktur oraz pobranie;
Aplikacja mobilna KSeF;
E-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym

UWIERZYTELNIENIE I AUTORYZACJA

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Uprawnienia nadane są automatycznie. Logowanie za pomocą:

Podpisu kwalifikowanego
Profilu zaufanego

Osoba prawna, np.: Spółka, Fundacja, Stowarzyszenie, Spółdzielnia. Logowanie za pomocą:

Pieczęci elektronicznej
Wskazanie osoby uprawnionej w zawiadomieniu ZAW-FA, która następni uwierzytelni się za pomocą Podpisu kwalifikowanego lub Profilu zaufanego.

Powinna to być osoba zarządzająca jednostką a nie Biuro rachunkowe!

TERMINY

Wystawianie faktur w KSeF

01.02.2026r. – firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT)
01.04.2026r. – pozostałe firmy

Uwaga!

Do 31.12.2026 r. można nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu łączna sprzedaż z VAT nie przekroczy 10 000 zł

Odbieranie faktur

Od 01.02.2026 r. – odbiór faktur wyłącznie przez KSeF.

Ostatnia grupa objęta obowiązkiem – od 01.01.2027

Dotyczy najmniejszych podatników, których transakcje charakteryzują się niskimi kwotami – do 450 zł dla pojedynczej faktury i jednocześnie łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Zobacz jak to wygląda: