Zadatek i zaliczka – czym się różnią?

Zaliczka to wpłata częściowa lub całościowa na poczet przyszłej dostawy towaru albo wykonania usługi.
Podlega zwrotowi, jeśli umowa nie zostanie wykonana: niezależnie od tego, która ze stron ponosi za to odpowiedzialność.
Wyjątkiem może być sytuacja, gdy strona przyjmująca zaliczkę poniosła już udokumentowane koszty związane z realizacją umowy — wtedy możliwe jest ich potrącenie, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Zadatek jest formą zabezpieczenia wykonania umowy i został uregulowany w Kodeksu cywilnego. Wręczany jest przy zawieraniu umowy (często przedwstępnej) i wywołuje konkretne skutki:
– przy prawidłowym wykonaniu umowy zalicza się go na poczet ceny,
– jeśli umowa nie zostanie wykonana z winy wpłacającego: zadatek przepada,
– jeśli winę ponosi strona, która zadatek otrzymała: druga strona może żądać zwrotu jego podwójnej wysokości,
– w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub z przyczyn niezależnych: zadatek podlega zwrotowi w pierwotnej wysokości.

Aby skorzystać z uprawnień związanych z zadatkiem (zatrzymanie lub żądanie podwójnej kwoty), konieczne jest złożenie oświadczenia o odstąpieniu od umowy.

Kluczowe znaczenie ma sposób zapisania wpłaty w umowie. Jeśli nie wskazano wprost, że dana kwota jest zaliczką, w praktyce często traktowana jest jako zadatek. Sam zapis na fakturze może okazać się niewystarczający: w razie sporu sąd bierze pod uwagę całokształt okoliczności.

Wybór między zaliczką a zadatkiem zależy od celu:
– zaliczka sprawdza się tam, gdzie ważna jest elastyczność i możliwość wycofania się bez dodatkowych konsekwencji,
– zadatek lepiej zabezpiecza interesy stron i ogranicza ryzyko jednostronnego odstąpienia od umowy.

W podatku dochodowym zarówno zaliczka, jak i zadatek co do zasady nie stanowią przychodu w momencie ich otrzymania: przychód powstaje dopiero przy realizacji umowy. Wyjątkiem może być np. zaliczka obejmująca 100% wartości zamówienia lub zatrzymany zadatek, który staje się przychodem podatkowym. W VAT natomiast otrzymanie zarówno zaliczki, jak i zadatku co do zasady powoduje obowiązek podatkowy i konieczność wystawienia faktury zaliczkowej.